Uno de los avances más grandes de la computación fue la invención del Word y Excel. Microsoft generó un impacto sin precedentes que cambió la manera de trabajar en cualquier oficina del mundo.
Luego con Google a la delantera vino la nube y ya no fue necesario tener la computadora física para acceder a tus documentos. La colaboración sobre un mismo documento se hizo factible y la seguridad dejó de ser un problema.
Pero la tecnología avanza, y lo que pareció que nunca iba a cambiar hace un par de años lo está haciendo. Lo siguiente ahora son los softwares de productividad modular, esta palabra difícil que refiere a poder crear desarrollos en la nube a la medida de cada uno.
Plataformas Low Code es como se las conoce a este nuevo tipo de aplicaciones. La lógica, versatilidad y posibilidades de la programación se aplican, pero sin la necesidad de conocer código. Antes crear aplicaciones web era sólo propiedad de programadores experimentados. Ahora eso cambió.
Las dos grandes aplicaciones que picaron en punta son AirTable y Notion. Veámoslas en detalle
AirTable
AirTable es la evolución natural del excel. Fue creada en el 2012 y ya es muy popular en empresas ágiles. En 2020 la compañía levantó una inversión de 180 MM$ y el sistema ya es usado por más de 200.000 empresas para gestionar su día a día.
Por ejemplo Tesla utiliza Airtable para hacer el seguimiento del inventario de los vehículos que salen de la fábrica; la revista Time lo usa para hacer seguimiento de la producción de sus videos y Expedia usa para organizar, automatizar y hacer seguimiento de proyectos de desarrollo.
Todavía está apuntada a equipos corporativos aunque seguramente con el tiempo se haga muy popular para uso individual.
La gran diferencia entre AirTable y Excel es que el primero es una base de datos y el segundo una hoja de cálculo.
Hojas de Cálculo. Formato estructurado de la información almacenada en filas y columnas. No se relacionan con otras hojas de datos, ni requieren reglas sobre la información contenida en ellas.
Base de Datos. Recolecta información de forma estructurada con reglas y relaciones sobre las entradas y salidas de información. Datos más manipulables mejor presentación de la información.
No entendiste nada. No importa. Solo quedate con el concepto de que una base de datos es más compleja y completa que una hoja de cálculo (Excel).
Al ser más complejo menos gente puede acceder a él, por eso siempre miramos raro a los programadores. Pero AirTable hizo que administrar una base de datos sea sencillo.
Tipos de uso más comunes
*Los títulos tienen el link para ir a ver la plantilla
El caso de uso más típico. Tenemos un proyecto de lo que sea. Muchas personas involucradas. Tareas varias y fechas por cumplir. Un excel queda muy corto para esto por accesibilidad, y seguridad.
El primer documento donde se esboza un CRM siempre es un excel. Nombre, Apellido, Tipo de Cliente, Lugar. Si el negocio avanza, opciones de softwares de CRM en el mercado hay un millón! , pero si querés mantener la simplicidad de un excel con mejores prestaciones, AirTable es una gran opción.
Otro típico caso de uso, que puede aplicarse a empresas enormes o para controlar los gastos de una familia. Si lo usas constantemente, despues podés sacar reporting, gráficos y analizar los datos en detalle.
Querés que todos puedan acceder fácil al organigrama de tu empresa. Airtable es una buena opción para esto también.
Tenés o vendés muchas cosas o productos. Airtable también es un excelente repositorio para eso. Sería la fuente de la verdad donde todo se deposita ahí. Muchas empresas también lo usan para llevar el stock de compras.
Para ver más casos de uso el siguiente link es bastante inspirador.
¿Dónde hace la diferencia AirTable?
Ok todo muy lindo, pero hasta ahora no me nombraste funcionalidades que no pueda hacer en otra herramienta. Es verdad. AirTable viene hacer todo “un poco mejor”.
Pero sus destacados son:
- Formularios Online
- Podés crear la cantidad de formularios que quieras para input de información. Ya sea de clientes, proveedores, empleados o lo que sea. Las posibilidades de esto son inmensas. Analistas contables que solo cargan sus facturas sin ver toda la información sensible. Reviews de clientes que se asignen al CRM. Actualizaciones de proyectos por miembros del equipo, cargando y viendo solo lo que le corresponde.
- APIS e Integraciones
- Seguramente uses otro tipo de softwares. Gmail, Calendar, Trello, MailChimp, HubSpot, lo que sea. Toda esa info se puede conectar aca.
- Lindo y agradable
- AirTable tiene un diseño espectacular, distinto a cualquier spreadsheet. Su presentación de información en gráficos es sobresaliente.
Para aprender un poco más te dejo este tutorial que es muy bueno.
Notion
Ahora pasemos a notion. Todo lo que AirTable le hace al Excel, Notion le hace lo mismo al Word. Lindo, fácil, en la web, más customizable y mayor versatilidad.
¿Cómo se define? Notion es una herramienta de organización para empresas y profesionales que cumple el objetivo de gestionar todos los procesos, recursos e información necesaria para llevar a cabo un trabajo, centralizando cada detalle en un único espacio.
Nace con la promesa de ser un “Espacio de trabajo todo en uno” y ofrece la oportunidad de almacenar todo tipo de documentos, archivos, enlaces, bases de datos, proyectos, gestores de tareas, calendarios, listas, etc.
Tipos de uso
*Los títulos tienen el link para ir a ver la plantilla
Esta es la característica más divertida y funcional de notion. Poder agrupar títulos y textos en formato wikipedia. Nosotros en KeepSmiling lo usamos para mostrar información general de la empresa a todos los colaboradores, pero las posibilidades son infinitas.
Las minutas de las reuniones son super importantes y siempre quedan olvidadas. Lo clave de esto es tenerlas siempre en un mismo documento para ver qué es lo que se estuvo tratando en reuniones pasadas.
Similar al anterior, si tenés que hacer un To-Do list e ir tachando. Notion te ayuda con eso. Lo divertido es que los podes ver en la vista que quieras. Tipo trello en tarjetas, en lista o en formato grid.
Al contrario de AirTable, Notion se usa mucho más a nivel personal. Lista de libros, de supermercado, de películas por ver, de lugares que visitar, son casos muy normales de uso.
Notion también es simple. Si solo lo querés usar como un anotador en reemplazo de evernote, word, o lo que sea, también es muy útil para esto.
¿Donde hace la diferencia Notion?
- Exportar a la web. Su mejor funcionalidad. Todo lo que hagas en notion, si querés podes generar un link y compartirlo como si fuese una página web. Podés compartir presentaciones, propuestas comerciales, tutoriales, capacitaciones sin esperar que el otro se descargue nada, use con contraseñas o tenga problemas de acceso. Incluso te podrías hacer una página web corporativa decente directamente desde notion.
- Sus plantillas. Notion es extremadamente versátil y tiene muchos tipo de uso, que si no estuviesen las plantillas te puede marear. Pero las plantillas están, son excelentes y hay muchas. Previamente describí las que más me gustaban, pero aca hay mas.
- Api e integraciones. Al igual que AirTable, la característica de este tipo de aplicaciones es que la podes conectar con lo que se te ocurra.
Aca va un tutorial un poco más completo de como usar Notion.
Recursos adicionales
Notion y AirTable son la punta del iceberg de una gama nueva de aplicaciones low code que se vienen en productividad para hacernos la vida más fácil. A continuación te comparto otras más.
- Coda. Un híbrido entre notion y AirTable. Bastante popular también.
- WebFlow. Construir un sitio web muy fácil sin caer en Wix!
- Figma. Herramienta online para diseñar en conjunto.
- Automate Plataforma para automatizar lo que quieras. Muy útil para marketing y uso personal. Chusmeala y te vas a dar cuenta de las cosas que se pueden automatizar que no sabías.
- Bubble. Para hacer aplicaciones más complejas de administración interna o procesos más largos.
Esto fue todo. Contame si te sirvió alguna de estas herramientas y si tenés alguna para recomendar.
¡Gracias por leer EscalandoLatam! Nos vemos el próximo Miércoles
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