Consejos para instaurar una cultura de trabajo en remoto efectiva ?

Concretamente, para mi equipo, esta noticia consolida algo en lo que ya llevábamos trabajando incluso antes de que la COVID llegase a nuestras vidas. Hemos trasladado de forma continua la necesidad de desarrollar unos flujos de trabajo que eliminen la variable de localización de nuestro día a día.

Hoy podemos decir que este formato de trabajo ha resultado un éxito para nosotros y nosotras. Trabajamos con perfiles residentes en varias partes de la geografía española y damos servicio a empresas globales de todo tipo, ¿pero cómo hemos llegado aquí?.
 

Somos remotos por necesidad

Desde el principio, hace 4 años, hemos desempeñado nuestro trabajo de forma distribuida entre Sevilla y Madrid. Esto nos ha obligado a crear canales que democraticen y centralicen la comunicación interna. Que todas las personas tengan acceso a la misma información y nadie tenga una ventaja competitiva relacionada con la localización es fundamental para un flujo de trabajo efectivo.

Cuando es más fácil contarle algo a tu compañero de mesa que a tu compañero en remoto, de forma natural se crean pequeños clusters geográficos. La forma de romperlos es fomentar la comunicación interna a través de canales digitales, donde todas las personas partimos con la misma ventaja.
 

Nuestros canales

Para democratizar la comunicación interna, hemos creado una serie de canales oficiales donde se desarrolla el día a día del equipo.

– Dailies: Seguramente ya conozcas estas mini-reuniones que se producen de forma diaria para planificar el trabajo de las próximas 24 horas y analizar bloqueos. Todo nuestro equipo acude, esté donde esté. Ayuda a recordar que tienes compañeros al otro lado de la pantalla, a los que puedes acudir si tienes un problema. Además, te mantiene al día de lo que ocurre en tu entorno.

– Seminarios: Hemos creado un formato formativo propio, donde una vez a la semana una persona del equipo habla sobre un tema que le interesa. El ponente ese siente parte del crecimiento del equipo y fomenta su espíritu de colaboración. Además, potencia softskills determinantes en el sector empresarial. 

– Checkpoints: Se producen cada 3 meses y nos permiten transmitir novedades y planes a futuro. Se comunica como un evento verdaderamente importante en el que todo el mundo quiere estar y participar.

– Chats de proyecto: Este canal tiene un flujo de vida coincidente con el desarrollo de un proyecto en concreto y centraliza la comunicación del día a día del mismo. A modo similar a las dailies, mantienen al día a todos los participantes y democratizan el acceso a información sobre un tema concreto.

Estos cuatro canales son los pilares fundamentales de nuestra comunicación interna en remoto. Con ellos conseguimos 2 objetivos principales: el acceso público, inmediato y deslocalizado a información y el aumento del sentimiento de pertenencia y aporte al equipo por parte de cada persona.
 

La normalización

Otra área al que dedicamos mucho esfuerzo a la normalización de procesos. Es importante para la gente que está en el equipo, pero aún más para las personas que lleguen nuevas.

Documentamos nuestros procesos internos y los incluimos en nuestro Libro azul de inteligencia artificial. Este documento es una referencia viva cuyo objetivo es que todo el equipo trabaje de forma común. Además, es fundamental en el welcome-pack de nuevas incorporaciones.

Cuando desempeñamos trabajo en remoto, tener unos flujos comunes diversifica el conocimiento. Cualquier persona del equipo podrá responderte dudas sobre metodología de trabajo, calidad, vacaciones, horarios, imputación de jornada, solicitudes de material, …
 

Internacionalización y 24/7

Todavía nos falta camino que recorrer, pero cuando los flujos de trabajo remoto funcionan de forma adecuada en una zona horaria, puedes empezar a plantearte la inclusión de varias zonas horarias para dar soporte 24/7 a tus clientes. Tuve la suerte de participar hace unos años en un equipo descentralizado entre Europa, Asia y América cuando trabajé en Mozilla.

Llegar a esto no es nada sencillo, los canales de comunicación y la normalización juegan un papel crítico y solo recomendaría pensar en este nivel a aquellos equipos que ya hayan superado la descentralización a nivel nacional/continental.
 

La importancia de verse

Después de hablar de cómo potenciar y facilitar el trabajo en remoto, no me gustaría despedirme sin dar importancia también a la presencialidad para el crecimiento y desarrollo sano de un equipo. La presencialidad facilita la creación de vínculos personales entre los componentes del equipo y potencia la empatía.

En nuestro caso, mínimo 2 veces al año, realizamos un evento en el que coincidimos en un mismo punto geográfico. Muchas veces este evento coincide con el checkpoint que realizamos cada 3 meses. Este evento se organiza de forma conjunta entre todo el equipo. Cada persona tiene su responsabilidad individual.

Además, aprovechamos para salir de la oficina (antes cuando había más presencialidad), hablar de cosas fuera del día a día y conocer mejor a nuevos compañeros. Buscamos que sea un momento especial del que te acuerdes y con el que recargues pilas.

Durante mi etapa en Mozilla este evento era internacional y nos juntábamos durante una semana.

Espero que la newsletter de este mes te ayude a seguir afinando los procesos dentro de tu equipo. Siempre me ha gustado ver este tema como un proceso en el que el equipo va madurando y adquiriendo nuevos hitos en cuanto a flexibilidad laboral. Te animo a trasladarme cualquier pregunta o feedback respondiendo a este email.