En el 2020 implementamos el método de objetivos OKR en KeepSmiling. A pesar de ser un año increíblemente volátil y cambiante, con OKR pudimos:

  • Que cada colaborador tome mejores decisiones
  • Transparencia en la información y una comunicación más horizontal
  • Alinear nuestros recursos
  • Mucha mayor motivación y accountability en cada colaborador
  • Un FOCO que nunca tuvimos =)

 

Fácil no fue. Pero el cambio se sintió. En el siguiente post, te cuento como lo hicimos.


Intro y descripción de OKR

Para los desconocidos, OKR es una metodología de definición e implementación de objetivos que popularizó Google y que muchas startups primero y luego empresas grandes implementaron.

Si querés aprender rápido en qué consiste esta metodología, te recomiendo leer este post y si querés profundizar un poco más, el libro escrito por John Doerr explica toda la teoría. Es muy bueno.

 

 

Conociendo un poco la teoría, a fin del 2019 realicé el curso de MasterMeUp sobre cómo implementar OKR en KeepSmiling.

Realmente es un curso increíble porque es sumamente práctico y la comunidad de managers y emprendedores aporta mucho en la ejecución.

Fue el empujón que necesitaba.

 

OKR en KeepSmiling. Un poco de historia

 

Previo a la implementación de OKR, en KeepSmiling usábamos objetivos independientes por área, con diferentes extensiones temporales y sin mucha accountability. Los indicadores eran vagos y en las áreas de soporte como administración, finanzas, recursos humanos y sistemas no usábamos prácticamente nada.

Tampoco era el caos. Los equipos eran bastante más chicos y el funcionamiento general se erigía por el buen liderazgo de los mandos medios y altos.

Pero necesitábamos un cambio. A comienzos del 2020 con una organización de 70 personas (hoy somos casi 100) la situación ameritaba otro tipo de metodología para organizar los recursos escasos con los que contamos. La alineación de los equipos era mala y sobre todo no estaba bien definido hacia donde iba la organización en general. En esta problemática me encontré con OKR…

 

OKR Tratame bien

 

 

Esta planilla de excel fue nuestro lugar de encuentro por prácticamente todo el año. Llegar a esto parece sencillo, pero nos provocó varias idas y vueltas y dolores de cabeza. Algunos consejos importantes.

 

 

Misión – Visión – Valores

 

Mi primer gran sacudón. Sinceramente la misión y visión de una compañía siempre las había visto como un “must have” pero de forma teórica. Siempre las pensé como algo lejano, alejado de la realidad del día a día de la empresa que solo se comunicaban en presentaciones institucionales ¡Que errado estaba!

¿Cuando fui que realmente vi el valor en tener definido una buena Misión/Visión? 

Cuando tuve que definir objetivos anuales.  Cuando tenés definido bien que haces (Misión) y bien a dónde querés llegar (Visión) definir objetivos anuales se torna más fácil.

Eso sería lo primero y principal. Luego se torna difícil cuando tenés que focalizar y no extenderte de 5 objetivos como máximo y todas tus áreas deben quedar involucradas. Errores comunes de esto, es poner muchos objetivos comerciales y dejar por fuera todo lo demás.

A la misión/visión se le suman los valores, un tema que me apasiona que lo dejaré para los próximos posts, pero que básicamente yo los entiendo como patrones de conducta de toda la organización para alcanzar las metas propuestas.

 

Objetivos – Key Results – Responsables 

 

La segunda parte de la planilla consta de los objetivos propiamente dichos, con sus Key Results y sus equipos responsables, los 3 elementos centrales para que esto funcione.

Hay muuuucha teoría rondando como formar buenos objetivos y buenos Key Results. Los nuestros del 2020 no estuvieron del todo bien formulados (o siguiendo bien el pie de la teoría), pero bueno siempre hay que arrancar por algo.

Regla genérica: El objetivo indica a donde ir y el Key Result indica lo que tiene que suceder para que se logre el objetivo. El objetivo debe ser fácil de comunicar y recordar y el KR tiene que estar cuantificado, lo que genera uno de los principales desafíos de esta metodología el tener que empezar a cuantificar muchas cosas.

Por último es muy importante que cada KR tenga un responsable. El equipo responsable se adueña de ese KR para todo el año.

En este link hay grandes ejemplos de como formular buenos OKR

 

Como pasar del objetivo anual al trimestral 

 

Aca se nos complicó mucho. Es el paso más difícil.

Una vez definido los OKRs generales de la compañía, estos “se deben bajar” a cada equipo responsable y que ellos apliquen OKRs trimestrales para un mejor seguimiento.

Esto es lo que se llama el famoso “Cascadeo”.

Sinceramente acá la teoría es confusa y yo escuche distintas versiones de cómo hacerlo.

  • El KR anual puede servir como Objetivo del equipo de forma anual.
  • Si el equipo en base a ese KR anual debe formar sus OKRs anuales y luego sus trimestrales, o ir directo a los trimestrales y un largo etc.

Mi recomendación es aplicar lo que dicte el sentido común y sea más fácil de transmitir. Menos es más. Lo que nosotros hicimos es que cada equipo (teniendo como su norte el KR anual asignado) vaya directo a objetivos trimestrales.

  • ¿Hasta dónde debe llegar el cascadeo?¿Cuantos OKR debo generar?

Esto es una linda pregunta también que no tiene una solución correcta. Depende mucho del tamaño de la organización.

Yo diría que se deben hacer hasta que cada colaborador “vea” su influencia directa en el objetivo directo.

Eso es un poco la magia de los OKR. Que cada uno vea cómo su trabajo puede influir en la misión/visión de la organización en la cual trabaja.

 

La importancia del “follow up” semanal

 

Este es un screenshot del famoso excel que les nombré. Cada equipo tiene una pestaña donde arriba del todo se plantea su Objetivo trimestral, también con sus KR y sus responsables.

Este ejemplo es del equipo de sistemas y ahora que lo vuelvo a leer me doy cuenta que el objetivo esta bastante mal definido =) y los KR son medio vagos. Pero bueno era el primer Q, y a nosotros nos sirvió.

Luego inventamos un mini chart, con las tareas semanales. El ejercicio acá era definir bien si la tarea estaba relacionada directamente con un KR. Si no estaba por más buena y necesaria que era, la descartábamos. Con esto lográbamos tener bastante foco sobre nuestras operaciones y definir qué era importante y qué no.

Vale aclarar que el equipo de sistemas también usa Jira y metodología scrum, por lo que OKR es complementaria con casi cualquier metodología.

Nosotros usamos este excel para “hacer un double check” de que el foco estaba OK, y para que la organización también se entere de en qué esta trabajando cada equipo.

 

Dificultades de implementar OKR

 

Creo que implementar OKR es un proceso más complejo de lo que parece. Si tu organización es grande y cuenta con varios equipos, mi recomendación es que vayas incorporando a los equipos trimestre por trimestre (los de tecnología y marketing son siempre los más afines para comenzar).

Hacerlo todo de una puede ser bastante abrumador. 

Sin dudas, lo más difícil de OKR, para nosotros fue la necesidad empezar a medir muchas variables que no teníamos identificadas. La realidad es que la parte analítica en una empresa de crecimiento rápido como la nuestra siempre quedó en el debe y OKR nos lo hizo notar. En las áreas de cultura interna y administración esto se noto mucho más. Un objetivo de cultura era que todos nuestros colaboradores vivan y sientan nuestros 6 valores. ¿Cómo medís eso!?

A veces es cuestión de que los indicadores no estaban formulados o estaban desactualizados, pero hay otras veces que definir un indicador es realmente difícil.

Mi recomendación ante esto es que igualmente aunque el indicador “sea vago o incompleto” igualmente se siga. Es preferible tener una medida a no tener ninguna.

 

Nunca mejor dicha la frase de Peter Drucker. OKR te lleva a esto.

 

Que hacemos por fuera de la teoría

 

¡¡Bonos por cumplimiento de objetivos!!

La teoría clásica de OKR prohibe vincular objetivos/bonos en dinero. Porque se distorsiona el momento de la definición de objetivos (los colaboradores se “tirarían a menos” para tratar de cumplir los objetivos y no se alcanzaría un máximo potencial).

Si bien esto puede ser real, el trabajar por objetivos en toda la compañía genera un accountability enorme, y se distingue fácilmente quienes trabajan mejor de los que no lo hacen. Personalmente pienso que reconocer a estas personas y equipos con bonos por productividad, es mejor que tener mayores complicaciones a la hora de definir los OKRs.

Vale aclarar que en KeepSmiling, todos los colaboradores, sean del sector que sean, cobran un variable mensual/trimestral en base al cumplimiento de sus objetivos.

Estuve averiguando como hacen otras compañías que usan OKR y también dan premios por productividad y realmente no me convencen sus métodos. Se debería tener una ingeniería suuuper compleja de que los objetivos y los premios vayan por caminos separados, aunque suena muy difícil de implementar y entender.

Esta dificultad es aún más grande en equipos comerciales. ¿Cómo ponés objetivos o KR de ventas, y después el bono va por otro lado?. Si alguien tiene buenos ejemplos de esto, me encantaría escucharlos!

Herramientas hay de sobra

 

Definir qué software/herramienta usar para implementar OKR fue otro lindo desafío. Personalmente analice:

  1. Weekdone
  2. Koan
  3. Perdoo
  4. Y obviamente Trello o Asana

Creo que están todos muy buenos e investigándolos aprendí mucho más de OKR. El que más me gustaba era WeekDone porque hace bastante foco en el seguimiento semanal.

Finalmente arrancamos con nuestra simple spreadsheet para mantener la flexibilidad, ya que como todavía los procesos no estaban armados necesitábamos la libertad para ir cambiando sobre la marcha. Y realmente nos funcionó.

 

¡2021 allá vamos!

 

Luego de un año increíblemente desafortunado para la planificación donde todos los planes se tiraron a la basura en Marzo, la metodología de OKR igualmente nos sirvió muchísimo en accountability, alineación, motivación de los colaboradores, transparencia en la información, comunicación más horizontal y foco para la toma de decisiones.

Este año, con mucha agua bajo el puente ya vamos en una sintonía muy similar, con un par de ajustes de tuerca. Menos objetivos anuales y KR .

En otro post futuro seguramente los compartiré en detalle cuales son, pero la diferencia principal es qué pasamos de OKR anuales a trimestrales. Misma metodología, pasos más cortitos.

No lo escuche mucho, esto de establecer los OKR de forma trimestral de forma independiente (sin tener un paraguas anual), asi que si tenés alguna experiencia en esto, y me la querés comentar, encantado!

 

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